Transformation in Steuerkanzleien: KI, Prozesse, Mandanten

Antoinette Hiebeler-Hasner: Mit ChatGPT, mit Gemini und allen anderen KI-Möglichkeiten hast du ja, kannst du ja viele steuerrechtliche Fragen selbst am Computer lösen. Die Anforderungen heute an einen Kanzleinhaber, an einen Berater sind immens.

Frank W. Jacob: Herzlich willkommen, Antoinette. Antoinette Hiebeler-Hasner, Steuerberaterin, Vorsitzende des Beirats von Aphilion. Ich freue mich, dass du dir heute die Zeit für unser Gespräch nimmst.

Antoinette Hiebeler-Hasner: Vielen Dank. Ich freue mich auch sehr, dass ich heute hier sein darf und ah über unser Thema sprechen darf mit dir.

Frank W. Jacob: Ein großes Thema: Transformation in der Wirtschaftsprüfungs-und Steuerberatungsbranche. Wahrscheinlich die größte Transformation, die wir bisher erlebt haben, durch die Digitalisierung, durch die Automatisierung. Was bedeutet das aus deiner Sicht für die Kanzleien, für die Mitarbeitenden, für die Mandanten?

Antoinette Hiebeler-Hasner: Ist lustig, dass du sagst, ähm dass die ah Transformation, die wir heute erleben, die größte ist. Ich fand die Transformation vor einigen Jahrzehnten, Übergang händische Buchhaltung ähm zum Computer auch schon gewaltig.

Frank W. Jacob: Aber vielleicht ein bisschen gestreckter, nicht? Also wenn man sich das so im Rückblick anschaut ...

Antoinette Hiebeler-Hasner: Zugegeben, das amerikanische Journal hat sich parallel neben dem Computer noch relativ lange gehalten. Ähm Aber die Frage ist: Was bedeutet heute die Transformation für eine Kanzlei und für den Mandanten oder für die Mitarbeiter? Für die Kanzlei bedeutet es, ähm dass ich den Druck fehlende Mitarbeiter, ähm Margendruck durch die Mandanten – alles soll günstiger werden – ah muss ich anfangen, meine internen Kanzleiabläufe, meine einzelnen Tätigkeiten effizienter gestalten. Ah Buchhaltung wird nicht mehr ahm pro Beleg händisch eingegeben, sondern wird ah über OCR-Erkennung, automatische Verbuchung, ah wird ein Großteil der Buchhaltung mittlerweile automatisiert gemacht. Bedeutet, dass ich aber Abläufe, Prozesse vereinheitlichen muss, standardisieren muss. Wer einmal in einer Steuerberatungskanzlei gearbeitet hat, da weiß man, dass in der Abteilung gibt's die Sonderlocke, in der anderen Abteilung gibt's 'ne andere Sonderlocke. Jeder hat so ein bisschen seine Schmuddelecken, wo man Prozesse nicht einheitlich macht, sondern so, wie es der jeweilige Mitarbeiter gelernt hat. Das ist das Problem dann am Ende aller Tage auch, dass man die Mitarbeiter dazu mitnehmen muss und die darauf einschwören muss, einheitliche Prozesse anzuwenden.

Frank W. Jacob: Eigentlich eben auch klassisches Change Management.

Antoinette Hiebeler-Hasner: Absolut klassisches Change Management und ähm wir haben das auch schon in meiner Kanzlei gemacht, früher, als ich noch operativ tätig war. Und da kam auch ein Mitarbeiter mal zu mir ins Büro und sagt, er ist ausgechanged, er kann nicht mehr. (lachen) Er hat die Schnauze voll von Veränderungen. Nur ah wer da nicht mitgeht, ähm wird irgendwann mal auf der Strecke bleiben. Also das ist die Aufgabe eines eines Inhabers, einer Steuerkanzlei, seine Leute mitzunehmen, aber auch die Ziele klar zu formulieren: Wo wollen wir eigentlich hingehen? Wie wollen wir unsere Mandanten betreuen? Wie ah wollen wir unsere Mitarbeiter auch ausbilden? Weil das bedeutet ja nicht, dass jeder Mitarbeiter ist nicht technikaffin. Nicht jeder Mitarbeiter hat ein Verständnis für digitale Abläufe. Also ich muss sie da hinbringen ja.

Frank W. Jacob: Also ich brauche Bereitschaft, eine Strategie und dann natürlich den Willen zur Umsetzung.

Antoinette Hiebeler-Hasner: Genau, so ist es. Und ähm das ist in der Kombination nicht immer ahm einfach erreichbar.

Frank W. Jacob: Als kleinere Kanzlei gerade.

Antoinette Hiebeler-Hasner: Gerade als kleinere Kanzlei und eine kleinere Kanzlei hat natürlich auch das Problem, ähm das Zielbild zu formulieren. Was soll am Wie soll die Kanzlei am Ende ausschauen, wenn man den Change hinter sich gebracht hat?

Frank W. Jacob: Und ich nehme mal an, dass man sich da auch nicht allein auf den Mandanten und seine Wünsche verlassen kann, denn ich denke, es gibt Mandanten, die schieben und es gibt Mandanten, die ziehen. Richtig?

Antoinette Hiebeler-Hasner: Absolut. Es gibt Mandanten, ah die wollen nach wie vor mit ihrer Pendelakte, mit ihrem Schuhkarton ah zum Kunden gehen und ah zum Steuerberater gehen und bedient werden und wünschen und sie finden das total schön, wenn sie dann zum Jahresgespräch gebeten werden. Und es gibt aber auch Kunden, ah die treiben den Mandanten vor sich hin: „Wieso muss ich dir Belege händisch schicken? Warum ah darf ich das nicht digital machen? In welchem Portal kann ich uploaden? Wieso kriege ich keine Echtzeitdaten? Ähm Da ist der Steuerberater schon gefordert. Das heißt, der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, der hat heute noch ganz andere Anforderungen, die er erfüllen muss. Früher ist er eher so ein Belegverarbeiter gewesen, ah hat dann Buchhaltung über das ganze Jahr für den Kunden gemacht, hat ihn im Herbst zum Jahresgespräch gebeten, ist dann bei einer guten Tasse Kaffee zusammengesessen und hat sich ...

Frank W. Jacob: Wenn er schnell war im Herbst.

Antoinette Hiebeler-Hasner: Wenn er schnell war, richtig. Ja, genau. Und hat sich die Zahlen angeschaut und hat dann noch empfohlen, Rückstellungen zu bilden oder etwas anzuschaffen oder zu investieren. Und ähm dann hat man sich mit Handschlag verabschiedet und hat sich am Ende aller Tage meistens ein Jahr später wieder gesehen. So und heute ähm ist das anders. Heute werden die Buchhaltungsdaten weitestgehend automatisch verarbeitet. Ähm Der Kunde hat, ähm, jederzeit Zugriff eigentlich auch auf seine Buchhaltungsergebnisse und er erwartet mehr von seinem Steuerberater. Er will nicht nur die Zahlen und Auswertungen sehen, er will die Zahlen vielleicht auch in einer anderen Auswertungsform sehen. Er sieht den Steuerberater vielleicht eher als ein CFO Finanzberater, strategischer Berater. Ähm, und das heißt, der Berater muss heute Beratungskompetenz haben. Er muss steuerlich gut sein und er muss auch technische Fähigkeiten, Kompetenzen haben, um das alles gewuppt zu kriegen, ähm, und den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Wie schafft er das? Wie schafft der normale Steuerberater das? Schwierig. Schwierig. Also schwierig, ähm, und deshalb ist es ja auch so, dass sehr viele Unternehmen ... Das ist eines der wesentlichen Gründe, warum sich Steuerberatungskanzleien oder Wirtschaftsprüfungskanzleien an Afion verkaufen, weil sie sagen, ähm, die Transformation, die vor uns liegt oder in der wir stecken, die schaffen wir nicht alleine. Und wir, wir können auch nicht alleine so viel Geld und Zeit investieren, um, ähm, diese neue, neuen Anforderungen, um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden. Und, ähm, die Anforderungen und die Schwierigkeiten liegen ja nicht nur beim Berater, sondern auch bei den Mitarbeitern. Es hat-- Sie haben sich auch neue, ähm, Berufsbilder entwickelt. Es gibt den Prozessmanager für Kanzleien, es gibt den Buchhaltroniker, es gibt den Fachassistenten für Digitalisierung und IT-Anwendungen und Softwaregeschichten. Ähm, diese Berufsbilder hat man früher, darüber hat man gar nicht nachgedacht. Heute stellen sich Kanzleien IT-Leute ein. IT-Leute, so was haben wir nicht gehabt. Wir haben, ähm, ähm, IT-Administratoren gehabt, die haben einen Computer gekauft, die haben den angestöpselt, die haben dafür Sorge getragen, dass ich auf meinen Devices, ähm, arbeiten kann. Aber wir hatten keine IT-Leute, die sich darum kümmert haben, ähm, Softwarelösungen zu integrieren, zu schauen, ähm, welche KI-basierten neuen Anwendungsmöglichkeiten gibt es, wo ich meinen Kunden noch besser, schneller ein Service unterbreiten kann. Du erwähnst den Buchhaltroniker als Beispiel. Ähm, ich bin mir sicher, dass man damit junge Leute, die frisch ins Berufsleben starten wollen und irgendwo auch Tech-affiner einfach sind, weil sie jünger sind und das mitbringen, dass man damit auch tatsächlich dem Fachkräftemangel etwas entgegenwirken kann und, ähm, da Menschen gewinnen kann für den Beruf. Ähm, was macht denn die bestehende Kanzlei? Die hat jetzt nicht den Buchhaltroniker per se. Was sind da die Herausforderungen? Ja, also, ähm, das ist in der Tat 'ne sehr gute Frage, weil man hat ja in der Regel ein sehr gemischtes, ähm, gemischtes Arbeitnehmerteam, ähm, von Jung und Alt. Ähm, und da ist der, ähm, Berater sehr gut beraten, wenn er ein Fortbildungskonzept entwickelt für seine Mitarbeiter, um diesen gehobenen Anforderungen auch zukünftig gerecht zu werden. Aber das war doch immer nötig. Ich meine, Fortbildung ist doch- Ja, Fortbildung. Ja, ja, ja, natürlich. Du hast recht. Fortbildung war immer nötig, aber man hatte immer Fortbildungen und den Wert auf-- Also, die, die, den Schwerpunkt bei Fortbildungen auf fachliche Themen gesetzt. Das bleibt ja auch. Das bleibt. Das andere kommt obendrauf, willst du sagen. Aber das andere kommt obendrauf. Das heißt also, der Anspruch oder die Anforderung auf die Fortbildung der Mitarbeiter wird höher. Ja. So, und, ähm, wir waren gerade beim Fachlichen und da kann man vielleicht auch noch mal 'ne Schleife drehen, die, ähm, die sich auch zunehmend herauskristallisiert, sich das Problem, dass sich Steuerberatungskanzleien spezialisieren müssen. Denn die Anforderungen und die Rahmenbedingungen beispielsweise bei E-Commerce, Influencern, ähm, Baubranche, internationales Steuerrecht, die werden so groß und so komplex, dass der allgemeine Steuerberater, so der Wald-und-Wiesen-Steuerberater, vergleichbar mit dem Allgemeinmediziner, eigentlich fast nicht mehr diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden kann. Das heißt, er ist gut beraten, ähm, wenn er sich spezialisiert, weil das zum einen ihm noch ein gewisses Herrschaftswissen ermöglicht und zum anderen aber auch die Gelegenheit gibt, höhere Honorare zu verlangen. Mit ChatGBT, mit Gemini und mit allen anderen, ähm, KI-Möglichkeiten hast du ja-- kannst du ja viele steuerlich, ähm, steuerrechtliche Fragen selbst am Computer lösen. Das heißt, du brauchst einen Steuerberater zum, als Sparringspartner und da muss er auch schon Spezialwissen haben, um ein echter Sparringspartner zu sein. Also, die, die Anforderungen heute an einen Kanzleinhaber, an einen Berater sind immens, weil er einmal die Spezialisierung haben-- oder darstellen sollte und zum anderen eben auch, ähm, diesen, diese Transformation ins digitale Zeitalter hinkriegen muss. Wir haben ja gelernt, dass, ähm, künstliche Intelligenz, egal wie sie heißt, uns gefallen will in ihren Antworten. Sie stimmt uns eher zu, als dass jemand Nein sagt. Und du willst sagen, die Beratungsleistung für den Steuerberatungsberuf und für den Steuerberater werden einfach, ähm, insofern immer wichtig bleiben, weil es eben wirklich um, um auch klare Kante geht, ähm, Beratung für die Zukunft des Mandanten. Ja, also ich meine, jeder, der mit KI schon gearbeitet hat, ähm, ist begeistert von dem, was, ähm, an Antworten angeboten wird. Ich find's immer gut, wenn man die Antworten selbst überprüfen kann und feststellen kann, okay, da lag jetzt KI nicht so ganz richtig. Da ist KI okay. Die Antwort ist richtig, aber das heißt, man braucht noch das Wissen des des Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers, entscheiden zu können, was da einem präsentiert wird. Stimmt, ist das richtig oder nicht? Also insofern ähm ändert sich die Rolle 'n bisschen des Steuerberaters. Er ist nicht mehr der Alleinherrscher über Wissen. Äh Er ist eher der, er wird der Partner für den für den für den Kunden. Und und vielleicht kommen wir auch zum Kunden, weil das auch eine interessante Geschichte ist. Wir haben immer über die Transformation jetzt gesprochen innerhalb der Kanzlei. Was bedeutet das sowohl vom Fachwissen her als auch von der ah von Technologie und Digitalisierung? Was bedeutet das aber im Verhältnis zum ah zum zum Mandanten? Wir haben ja sehr viele Mandanten, die sagen wir mal, bei denen im Unternehmen Digitalisierung noch nicht so richtig angekommen ist, ah die ihre Belege einscannen und damit glauben, sie sind digital. Hmm Und ah da wird der Berater helfen müssen, auch die Schnittstellen zum Mandanten ähm zu organisieren. Der Mandant wird Teil des Prozesses innerhalb der Kanzlei, ja. So und ähm das heißt, er hilft auch dem dem Mandanten, sich besser digital aufstellen zu können. Und ähm das ist für viele Mandanten sehr sehr vorteilhaft. Und die Mandanten, die aber nach wie vor sagen, okay, das hab ich immer schon so gemacht. Ich hab meine Pendelakte gebracht. Ich ich will das. Der wird Schwierigkeiten haben, auf Dauer das Mandatsverhältnis mit seinem Steuerberater aufrechtzuerhalten, äh denn die wollen eben davon weg. Und spätestens ähm zwanzig siebenundzwanzig, wenn die E-Rechnung kommt, wird auch der letzte Kunde ah gezwungen sein, ähm sich digitaler aufzustellen. Aber der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die haben heute wirklich das Thema, dass sie sich selbst neu auf neu positionieren müssen, dass sie ihre Mitarbeiter mitnehmen müssen, dass sie fortbilden müssen, dass sie Prozesse definieren müssen und dass sie am Ende aller Tage auch den Kunden mitnehmen müssen.

Frank W. Jacob: Du hast vorhin von ah den Schmuddelecken ah in operativen Prozessen gesprochen, wo Du sagtest, das gab's immer schon, dass da bestimmte Bereiche nicht komplett sauber waren prozessual. Aber das, was Du hier beschreibst, ist ja wirklich mehr, als nur interne Prozesse zu verändern. Wenn auch der Mandant Teil sozusagen dieses veränderten Prozesses wird, ist das ja wirklich, muss ich ja der ganze Mindset verändern.

Antoinette Hiebeler-Hasner: So ist es. Also so ist es. Ich meine, früher ist der Mandant mit seiner Pendelakte gekommen. Ich meine, es ist ein zufriedenzstellendes Gefühl, mal so eine Monatsakte durchzubuchen, die Seite um zu ähm umzuschlagen, den ah Gebuchtsstempel draufzuhauen. Getan hat. Und dann ist der ist die Akte erledigt, man hat alles verbucht, man hat keine offenen Fragen. Das ist eine ein befriedigendes Arbeitsergebnis. Das haben die Mitarbeiter heute in dieser Form nicht mehr. Und ähm aber auch da müssen die Mitarbeiter eben auch mitgenommen werden und vielleicht ist es eben befriedigender, ah wenn kein Papier mehr da ist, wenn ich ah Auswertungsergebnisse schnittstellenfrei ah von A nach B liefern kann und ähm auf Knopfdruck auch Auswertungen, Informationen.

Frank W. Jacob: Echte Dashboards haben.

Antoinette Hiebeler-Hasner: Genau. Ja. Damit kann ich 'n echten Mehrwert auch mit meinem Kunden anbieten.

Frank W. Jacob: Nun sehen wir, dass die Transformation wirklich riesig ist, die schon auf vollen Touren läuft und natürlich weiterlaufen wird. Alle Unternehmen in diesen Branchen werden sich dem anpassen müssen, wenn sie weiter erfolgreich sein wollen. Wie siehst Du Affilion hier in diesem Zusammenhang aufgestellt?

Antoinette Hiebeler-Hasner: Ich muss ehrlich sagen, ich bin total stolz darauf, ah Beiratsvorsitzende zu sein ah und diesen Prozess miterleben zu dürfen, der jetzt intern bei affilion passiert. Wir haben, so meine ich, 'n perfektes digitales Zielbild entwickelt, was nicht fertig ist, was in einer ständigen Weiterentwicklung sich befindet. Wir haben die richtigen Leute ah gefunden, das mit aufzusetzen und zu definieren. Wir haben mit unseren Partnern, mit unseren Geschäftsführern, mit unseren Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern das ah Zielbild gemeinsam entwickelt. Mit Schwarmintelligenz kommt man einfach wesentlich weiter, als ah wenn man nur alleine im stillen Kämmerchen sitzt. Und ich glaube, dass wir in den nächsten zwölf, achtzehn Monaten, wenn wir 'n sehr großen Schritt weiter sind, gewappnet sind für die Zukunft und wie ich hoffe, state of the art sind, um auch für die nächsten fünf Jahre wettbewerbsfähig zu sein und ähm und aufzeigen, wie moderne Beratung sein kann.

Frank W. Jacob: Affilion hat sicherlich den Vorteil, dass wenn ich mich als Kanzleinhaber entscheide, ähm mein Unternehmen dort einzubringen in den Verbund, das zeugt ja immer hin von viel Veränderungswille und Veränderungsfähigkeit. Das sind ja viele Schritte, die ich da als Unternehmer erst mal durchlaufen muss, bis ich äh diese Entscheidung äh umsetze. Und insofern hat das ja vielleicht auch äh tatsächlich noch zusätzlich positiven Einfluss auf dann die internen Umsetzungsprozesse, dass das, was sicherlich, würd ich mal sagen, alle in der Branche sehen, was notwendig ist, aber dann bei affilion sich vielleicht trotz aller harten Arbeit und Anstrengung ähm äh vielleicht auch sogar mit mit Freude umsetzen lässt.

Antoinette Hiebeler-Hasner: Also ich ich kann dem nur zustimmen, weil wirklich die meisten ah kann sein, die sich an die in den affilion Verbund eingetreten sind, genau aus diesem Grund zu affilion gekommen sind, weil sie gesagt haben, ähm da kommt eine große Transformation auf die Branche zu. Wir wollen unseren Mitarbeitern auch in der Zukunft eine Basis bieten, wo man arbeiten kann. Wir wollen unseren Mandanten auch eine Basis geben, ah modern ah ah zu arbeiten und beraten zu werden.

Frank W. Jacob: Wirklich gemeinsames Commitment.

Antoinette Hiebeler-Hasner: So ist es. Und und das spürt man heute auch. Das spürt man in den Treffen, wenn man die ehemaligen ah Inhaber trifft. Die sind voll begeistert und ähm ähm unterstützen die Transformation. Insofern, wie gesagt, ich ich bin sehr zuversichtlich, dass wir das gut hinkriegen und dass wir ähm eine ein eine digitales Umfeld, technologisches Umfeld bauen werden oder bauen, ähm was State of the Art sein wird.

Frank W. Jacob: Antoinette, ganz herzlichen Dank für deine Zeit.

Antoinette Hiebeler-Hasner: Gerne, danke.