Afileon in der Kanzlei: Digitalisierung, die wirkt

Herausforderung

In Lohnprozessen vieler Kanzleien steckt erhebliches Optimierungspotenzial: unklare Abläufe, fehlende strukturierte Datenanlieferung, unnötige Kosten (z. B. durch inaktive, aber kostenpflichtige Mandanten) sowie ungenutzte DATEV-Tools.

Lösung

Elif Önüt, Lohnspezialistin im Afileon Digital HUB, analysiert vor Ort die Prozesse, entfernt Kostentreiber, führt strukturierte Datenanlieferung ein und implementiert Tools wie DATEV-Personal und DATEV-ProCheck. Zusätzlich unterstützt sie bei Honoraroptimierung. Das Ergebnis: effizientere Abläufe, geringere Kosten und hohe Zufriedenheit in den Partnerkanzleien, bestätigt durch starke Resonanz auf ihre Webinar-Reihe „DATEV Personal – einfach effizient“.

Zitat aus der Kanzlei

„Danke, dass ihr uns Elif geschickt habt! So verbessert sich unsere Arbeit. Sie weiß, wovon sie spricht!“

Rainer Schenk
Geschäftsführer Schenk & Bauer Wirtschafts- und Steuerberatung GmbH

Herausforderung

Nach einem erfolgreichen Auftritt des Mandanten in „Die Höhle der Löwen“ explodierte das Geschäftsvolumen. Die Kanzlei Freiß & Dr. Schwarz benötigte kurzfristig Unterstützung, um das Rechnungsausgangsbuch des Mandanten effizient an die DATEV-Buchhaltung anzubinden und die steigenden Datenmengen sauber digital zu verarbeiten.

Lösung

Sascha Lipsius vom Afileon Digital HUB analysierte das Setup und digitalisierte den gesamten Übergabeprozess zwischen Mandantensystem und Kanzlei. Innerhalb weniger Stunden war die automatische Datenübertragung an DATEV eingerichtet. Ergebnis: reibungslose Buchhaltungsprozesse, volle Skalierbarkeit der Umsätze und mehr Zeit für die Kanzlei, sich auf die steuerliche Beratung zu konzentrieren.

Zitat aus der Kanzklei

„Der Mandant hat in der Höhle der Löwen gepunktet und eine vielversprechende Zukunft vor sich. Dank der schnellen Umsetzung durch Afileon läuft unsere digitale Buchhaltung jetzt reibungslos!“

Herausforderung

Kanzleien arbeiteten im Mandatsgewinnungs- und Onboardingprozess mit vielen manuellen Schritten und Insellösungen: Erstanfragen per E-Mail, Angebote in Word, Verträge in separaten Vorlagen, Onboarding per Formular-Ping-Pong und KYC über externe Tools. Die Folge: Medienbrüche, Verzögerungen, inkonsistente Daten, erhöhtes Compliance-Risiko und fehlende Transparenz.

Lösung

Afileon und BetterCo haben einen durchgängigen, standardisierten Workflow entwickelt – von der Interessenten-Erfassung über Angebot und Vertrag bis Onboarding und KYC. Automatisierte Leistungskataloge, digitaler Vertragsentwurf, integrierte Identitäts- und KYC-Prüfungen, smarte Onboarding-Checklisten sowie DATEV-Anbindung sorgen für klare Zuständigkeiten, lückenlose Dokumentation und deutlich kürzere Durchlaufzeiten.

Zitat aus der Kanzlei

„Vom ersten Gespräch bis zur KYC-Freigabe läuft es jetzt wie aus einem Guss. Unser Team hat sofort Zeit zurückgewonnen – und die Mandanten spüren es.“

Herausforderung

Für Kanzleien ist ein professionelles Kanzleimanagement entscheidend – doch viele KOBs (Kanzlei-Organisationsbeauftragte) arbeiten isoliert, haben wenig Austauschmöglichkeiten und stehen oft vor komplexen Fragen, insbesondere rund um DATEV EO comfort. Ohne gemeinsamen Wissenspool dauern Lösungen länger, Erfahrungen werden nicht geteilt und die Eigenorganisation bleibt hinter ihrem Potenzial zurück.

Lösung

Silke Ruppert hat im Afileon Digital HUB die Afileon KOB-Community ins Leben gerufen – eine Austauschplattform nach dem Prinzip „Hilfe zur Selbsthilfe“.

Über einen gemeinsamen Teams-Kanal verbinden sich KOBs und organisatorisch Verantwortliche aus Afileon Partnerkanzleien, teilen Best Practices, beantworten Fragen und unterstützen sich gegenseitig – bewusst ohne Chefinnen und Chefs, um offenen Austausch zu ermöglichen. Regelmäßige Web-Sessions sowie ein geplantes Präsenztreffen fördern Wissenstransfer, stärken die Eigenorganisation und erleichtern die Prozessoptimierung in den Kanzleien deutlich.

Zitat aus der Kanzlei

„Ich wusste gar nicht, wie viele andere dieselben Fragen haben wie ich. In der KOB-Community finden wir in Minuten Antworten, für die wir früher Stunden gesucht haben.“

Herausforderung

Viele Steuerkanzleien kämpfen mit komplexen, wenig standardisierten Prozessen, insbesondere in der Einkommensteuer und bei wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben. Digitale Tools wie „DATEV Meine Steuern“ werden oft nicht voll ausgeschöpft, Workflows sind uneinheitlich und Routinetätigkeiten binden wertvolle Arbeitszeit. Gleichzeitig steigt der Bedarf an Entlastung und Automatisierung.

Lösung

Jennifer Opitz aus dem Afileon Digital HUB befähigt die Kanzleien durch klare Workflows, praxisnahe Leitfäden und „Hilfe zur Selbsthilfe“, ihre digitalen Prozesse souverän zu steuern.
Mit EMMA – einer KI-gestützten Robotic-Lösung von WIANCO OTT Robotics – steht nun ein weiterer Effizienzhebel bereit: Der KI-Bot automatisiert wiederkehrende Wissens- und Serviceaufgaben wie Aufträge anlegen, Stammdaten pflegen oder Dokumente ablegen – auch nachts und am Wochenende.

Jennifer bringt das Know-how aus ersten erfolgreichen Implementierungen in andere Partnerkanzleien und sorgt damit für schlankere Abläufe, spürbare Entlastung der Mitarbeitenden und mehr Zeit für wertschöpfende Beratung. Eine echte Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Zitat aus der Kanzlei

„Es braucht ein bisschen Spaß an Strukturen, um sich in das Thema rein zu arbeiten, aber die Kolleginnen und Kollegen sind wirklich froh um die Entlastung.“

Jan-Philipp Manzischke
Kanzleimanager bei der navigator Gruppe.